Cette gestion a été imaginée de façon transversale. Il est possible de réaliser des actions identiques à plusieurs endroits pour fluidifier la réalisation des tâches. Ces différents endroits sont reliés entre eux dans la mesure du possible.
La liste des événements
Cette page centralise les événements d'absences, retards, départs de toute l'école et permet de les gérer. Il s'agit uniquement des événements ayant déjà eu lieu. Ainsi n'apparaissent pas les absences déclarées dans le futur depuis la vue calendaire.
Chaque ligne du tableau se compose ainsi :
- nom de l'élève et classe
- date de l'événement
- créneaux horaires concernés
- motifs
- actions en cours sur cet événement
- régularisation administrative
- état de publipostage
Le clic sur une ligne permet d'afficher le détail des événements par créneau et d'y apposer si besoin des motifs différents.
Le clic sur l'icône à côté des périodes permet d'accéder directement à la vue calendaire de l'élève pour saisir un événement sur la journée ou sur une période plus longue.
Enfin, il est possible d'indiquer les actions en cours concernant cet événement. Cela permet à la direction de suivre avec précision le traitement de l'événement même si ce n'est pas toujours la même personne qui s'en occupe. Au clic sur le + une fenêtre s'ouvre qui permet de saisir l'action en réalisée et un commentaire. Une fois validée, l'abréviation de l'action s'affiche dans le tableau.
Cette liste d'événement est bien entendu filtrable :
- par élève
- par classe
- par date
- par type d'événement
- par créneaux
- par motif
- par état de l'absence : sans motif, avec motif non régularisé, avec motif régularisé, absences suivies, absences non suivies
💡Il est possible de télécharger la liste des événements de l'année :
- Dans Evénements, cliquez sur Liste des événements.
- Renseignez les dates de votre année scolaire.
- Une fois la liste mise à jour, cliquez sur Exporter en CSV ou en PDF.
Les alertes (directeurs)
La page des alertes recense toutes les alertes déclarées sur l'établissement concernant les événements :
- absences
- retards
- incidents
Depuis cette page, il est possible de voir d'un coup toutes les alertes pour un ou plusieurs élèves. Ces alertes sont déclenchées à partir de plusieurs déclarations d'absences ou retards. Il est aussi possible de réinitialiser les alertes pour repartir à 0. Pour cela, sélectionner une alerte en cliquant dessus puis choisir l'action à réaliser sur cette alerte.
Une alerte est créée à partir de 4 absences et 3 retards pour un élève.
Il est possible d'arriver sur cette page déjà filtrée en arrivant depuis le tableau de bord directeur en cliquant sur une des alertes.
Les déclarations en ligne
Il est possible grâce au module, pour les parents, de déclarer en ligne une absence pour leur enfant. Cela se fait depuis leur tableau de bord, sur la partie droite de leur écran (voir Tableau de bord Parents).
Ces déclarations une fois validées apparaissent pour la direction à 2 endroits :
- Sur le tableau de bord directeur (voir Tableau de bord directeurs)
- sur la page Déclarations en ligne, derrière le menu "Evénements"
Vous pouvez accéder directement à la vue calendaire de l'élève pour créer l'absence en cliquant sur l'icône à côté de son nom :
Vous pouvez également noter ces déclarations comme traitées. Cela les fait disparaître du tableau, pour lequel un filtre "non traités" est activé par défaut. Pour retrouver toutes les déclarations, désactivez ce filtre.
Les dispenses
La page des dispenses est à la fois une page de consultation et de saisie des dispenses. Quand des dispenses ont été déclarées, la page met à disposition un tableau récapitulatif sur le mois en cours.
Le bouton Saisir une dispense (également disponible depuis la vue calendaire de l'élève) ouvre une fenêtre pour saisir le nom de l'élève, la période concernée, le type (ponctuelle ou récurrente), un commentaire :
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