Paramétrer Présences après initialisation (Directeurs.trices)

Le module Présences dispose de nombreux menus déroulants proposant différentes options. C'est ici que vous allez pouvoir paramétrer ces options.

Dans le module de Paramétrage Vie Scolaire, cliquez sur l'onglet Présences.

Le menu de tous les paramètres disponibles sur cette page est cliquable pour vous amener plus rapidement à la partie de votre choix.

Motifs d'absences individuelles

Les motifs d'absences individuelles sont ceux que vous allez trouver dans les menus déroulants motifs situés :

• Dans la liste des événements.
• Dans la pop-up de déclaration d'absence de la vue calendaire.
• Dans le panneau de régularisation des absences sur le tableau de bord.

Vous pouvez définir :

• Leur nom.
• S'ils nécessitent une régularisation papier ou pas de la part de la famille de l'élève.
• S'ils doivent compter dans les absences visibles sur le bulletin.
• S'ils doivent compter dans les alertes quand ils sont régularisés, non régularisés ou les deux.

Une fois qu'ils sont définis, vous pouvez :

• Les modifier en cliquant sur le petit crayon qui apparaît au survol.
• Les supprimer s'ils n'ont jamais été utilisés.
• Les cacher s'ils ont déjà utilisés : ils n'apparaîtront plus dans les menus déroulants, mais comme ils ont déjà été positionnés sur des événements nous devons en conserver une trace.

⚠️ Si vous modifiez un motif, l'intitulé sera modifié pour toutes les occurrences existantes. Privilégiez donc la création d'un nouveau motif à la modification d'un ancien motif en nouveau.

Nous rappelons par ailleurs que tous les motifs justifient une absence. Pour conserver des absences non justifiées, il faut les laisser sans motif. Cela sera visuellement observable dans le module Présences, les absences non justifiées étant rouge tandis que les justifiées sont roses. De même, de nombreuses fonctionnalités utilisent cet état justifié / non justifié. Il n'est donc pas possible de définir un motif non recevable qui ne justifierait pas l'absence.

Des icônes vous permettent de savoir si le motif compte dans le bulletin, nécessite une régularisation ou compte dans les alertes.

Motifs de retard

Il est également possible de définir des motifs pour les retards qui pourront être saisis par le Directeur ou les enseignants. Il est possible de choisir si les retards associés aux motifs comptent dans le bulletin et dans les alertes.

Comme pour les motifs d'absences, les motifs de retard peuvent être modifiés à l'aide du petit crayon qui apparaît au survol et des icônes indiquent si le retard compte dans le bulletin et les alertes.

Actions

Les actions interviennent uniquement dans la liste des événements. Il s'agit d'actions que vous pouvez positionner sur un événement pour indiquer l'avancement de son traitement. Cela facilite le suivi si plusieurs personnes interviennent à la suite les unes des autres.

Vous pouvez donc ici paramétrer :

• Le nom de l'action.
• Son abréviation : qui apparaîtra dans la liste des événements.

Alertes

Les alertes s'affichent sur le tableau de bord du Directeur dans l'application Présences et sur une page dédiée. Elles apparaissent quand un nombre limite d'événements est franchi.

C'est ici que vous allez définir le moment à partir duquel une alerte est déclenchée pour différents types d'événements :

• Absences
• Retards

Pour l'unité des absences (créneaux, demi-journée ou journée), cela se paramètre au niveau des statistiques. L'unité de comptage des absences sera donc celle définie plus bas.

C'est ici que l'on définit si les événements sans motifs comptent dans les alertes ou pas.

Présences

C'est ici que se paramètrent les lieux et moments pour lesquels il sera possible de déclarer des présences.

Comme pour les motifs d'absences, il sera possible de modifier avec le crayon au survol, de supprimer ou de cacher l'intitulé dans le menu déroulant (si l'item a déjà été utilisé).

Publipostage

Dans cette section, il est possible de rédiger les modèles de messages à envoyer aux familles.

Publipostage Mail

Il existe des modèles de publipostage déjà saisis que vous pouvez utiliser et modifier si besoin en :

• Modifiant le texte dans le corps du texte.
• Cliquant sur le bouton Modifier.

Afin de définir un nouveau modèle de mail :

1. Indiquez son titre et la catégorie du mail.
2. Dans le corps du message, saisissez le contenu du mail à envoyer.
3. Afin qu'il soit générique, des codes existent à droite qui seront remplacés lors du publipostage par les valeurs correspondantes à chaque élève. Au clic sur le code, il est possible de le copier pour ensuite le coller dans l'éditeur à l'aide du raccourci de touches CTRL+V.
4. Cliquez sur Ajouter pour créer votre nouveau modèle.

Le récapitulatif, sous forme de tableau, présente la totalité des événements que vous souhaitez publiposter sur la période que vous avez sélectionnée.

Publipostage SMS

Le concept est le même pour les SMS, mais les contraintes sont plus importantes.

Le nombre maximum de caractères pour un SMS est de 160 caractères. De ce fait, le module coupera les SMS qui dépassent cette taille. Prendre en compte, donc, les noms longs en rédigeant un modèle court.
Le récapitulatif est remplacé par [DATE DERNIERE ABSENCE] et [DATE DERNIER RETARD]. Il ne sera donc pas possible, par SMS, de publiposter le détail des événements sur plusieurs jours.
Le mode de fonctionnement est identique au publipostage par mail. La liste des modèles se trouve en dessous de l'éditeur de texte, il est possible de modifier un modèle en cliquant dessus.

Comptage des événements

C'est ici que vous sélectionnez la façon dont vous souhaitez comptabiliser les absences :

• Par journée.
• Par demi-journée.
• Par créneaux.

Ce paramétrage est utilisé pour les alertes et pour le publipostage (à l'exception du récapitulatif qui présente les créneaux par défaut). Les statistiques seront, quant à elles, automatiquement calculées à la fois en demi-journées et en créneaux.