Administrateur - Paramétrages préalables

Préalables

Avant de paramétrer spécifiquement le module Présences, il faut paramétrer la Vie Scolaire dans son ensemble :

• Les créneaux horaires.
• Les dates de l'année scolaire.
• Les périodes de fermeture.
• Les périodes scolaires.
• L'emploi du temps.

Cela va se faire à différents endroits de l'ENT.

Les créneaux horaires

⚠️Le module Présences ne peut fonctionner correctement sans une définition des créneaux horaires applicables à tout l'ENT.

Pour définir ces créneaux, aller dans la console d'administration avec le rôle Administrateur local, puis aller dans Etablissement et enfin Grilles horaires.

Si une grille horaire est déjà créée, vous pouvez vérifier que les créneaux définis sont les bons.

Pour créer une grille horaire, cliquer sur Créer une grille puis définir les créneaux dessous en cliquant sur Ajouter un créneau.

⚠️ Cette partie est très importante : Vous devez absolument saisir ici les créneaux déclarés dans le logiciel d'emploi du temps. Cela est important pour de nombreuses fonctionnalités du module Présences. Par ailleurs, les appels sont créés sur la base de ces créneaux, notamment les appels multiples qui se scindent en fonction de ces horaires. De ce fait, il ne faut absolument pas définir les récréations comme des créneaux sinon des appels seront créés pour les récréations si un cours se situe de part et d'autre de la pause. Pour information, il est possible de créer différentes grilles horaires : une pour le module réservation de ressources et agenda et une autre pour la vie scolaire.

Une fois vos créneaux définis, retournez dans mes applis dans l'ENT et sélectionnez le module Paramétrages Vie Scolaire.

Dans l'onglet Etablissement, choisissez Plages Horaires et dans le menu déroulant, sélectionnez la grille horaire que vous venez de créer.

Pensez bien à définir l'heure qui définit la mi-journée sur votre établissement pour permettre le calcul des absences par demi journée dans le module Présences.

Les périodes de fermeture

Il est possible de définir des périodes ou des jours de fermeture dans le paramétrage de Vie Scolaire. Côté Présences, cela aura pour conséquences de griser ces périodes dans le registre.

Dans le module Paramétrages de vie scolaire, aller dans Paramétrage des périodes d'exclusion. Vous pourrez ensuite cliquer sur le bouton Ajouter une exclusion ce qui vous permettra de définir la période concernée.

Les périodes scolaires

Il est important que les périodes scolaires (trimestres ou semestres) soient bien définies. Pour cela, dans le module Paramétrage Vie Scolaire, choisir Paramétrage des périodes et définir les dates de vos trimestres et/ou semestres. Cela sera utile pour les récapitulatifs d'absences ou de retards par période.

L'emploi du temps

Le module Présences crée des appels sur la base des cours existants dans le module Emploi du temps. Il est donc obligatoire d'importer l'emploi du temps de votre logiciel d'emploi du temps dans l'ENT pour faire fonctionner Présences.

⚠️Si les repas ou les permanences sont déclarés comme des créneaux de cours dans votre logiciel d'emploi du temps, des appels pourront être générés sur ces créneaux.

Cela se fait dans la console d'administration au niveau du menu Gestion de l'établissement puis dans l'onglet Emploi du temps.

Avant d'importer l'emploi du temps, vous devez définir la façon dont seront importés vos groupes d'enseignement :

• Annuaire académique.
• Aucun.
• EDT.
• UDT.

Vous pouvez ensuite choisir d'importer uniquement l'emploi du temps ou de faire une mise à jour de l'emploi du temps et des groupes d'enseignement. Cela est utile si votre méthode d'alimentation des groupes est l'annuaire académique, mais que votre emploi du temps provient d'UDT. Vous pourrez ainsi importer l'emploi du temps sans écraser le contenu des groupes d'enseignement.

Vous pouvez ensuite charger votre archive .zip et cliquer sur Importer. Un rapport sera alors disponible en haut de la page.

Nous rappelons ici qu'il est important que les créneaux horaires définis précédemment correspondent bien aux créneaux horaires des cours importés.

Une fois que tous ces paramétrages préalables sont réalisés, il est possible de passer aux paramétrages du module Présences à proprement parler.