Cette gestion a été imaginée de façon transversale. Il est possible de réaliser des actions identiques à plusieurs endroits pour fluidifier la réalisation des tâches. Ces différents endroits sont reliés entre eux dans la mesure du possible.
La liste des événements
Cette page centralise les événements d'absence, retards, départs de tout l'établissement et permet de les gérer. Il s'agit uniquement des événements ayant déjà eu lieu. Ainsi n'apparaissent pas les absences déclarées dans le futur depuis la vue calendaire.
Chaque ligne du tableau se compose ainsi :
- Nom de l'élève et classe.
- Date de l'événement.
- Créneaux horaires concernés.
- Motifs.
- Actions en cours sur cet événement.
- Régularisation administrative.
- Etat de publipostage.
Le clic sur une ligne permet d'afficher le détail des événements par créneau et d'y apposer si besoin des motifs différents.
Le clic sur l'icône fenêtre avec un crayon à côté des périodes permet d'accéder directement à la vue calendaire de l'élève pour saisir un événement sur la journée ou sur une période plus longue.
Enfin, il est possible d'indiquer les actions en cours concernant cet événement. Cela permet à l'équipe de vie scolaire de suivre avec précision le traitement de l'événement même si ce n'est pas toujours la même personne qui s'en occupe. Au clic sur le bouton +, une fenêtre s'ouvre qui permet de saisir l'action comme réalisée et un commentaire. Une fois validée, l'abréviation de l'action s'affiche dans le tableau.
💡 Les types d'actions et leurs abréviations sont paramétrables.
Cette liste d'événement est bien entendu filtrable par :
- Elève.
- Classe.
- Date.
- Type d'événement.
- Créneaux.
- Motif.
- Etat de l'absence : sans motif, avec motif non régularisé, avec motif régularisé, absences suivies, absences non suivies.
💡 Il est possible de télécharger la liste des événements de l'année :
- Dans Evénements, cliquez sur Liste des événements.
- Renseignez les dates de votre année scolaire.
- Une fois la liste mise à jour, cliquez sur Exporter en CSV ou en PDF.
Les alertes (VS)
La page des alertes recense toutes les alertes déclarées sur l'établissement concernant les événements :
- Absences
- Retards
- Incidents
- Carnets oubliés
Depuis cette page, il est possible de déclarer une punition ou une sanction pour un ou plusieurs élèves. Il est aussi possible de réinitialiser les alertes pour repartir à 0. Pour cela, sélectionnez une alerte en cliquant dessus puis choisissez l'action à réaliser sur cette alerte.
Il est possible d'arriver sur cette page déjà filtrée en arrivant depuis le tableau de bord CPE en cliquant sur une des alertes.
💡 Le maximum d'événements à atteindre pour déclencher une alerte est paramétrable.
Les déclarations en ligne (VS)
Il est possible grâce au module, pour les parents, de déclarer en ligne une absence pour leur enfant. Cela se fait depuis leur tableau de bord, sur la partie droite de leur écran (voir Tableau de bord Parents).
Ces déclarations une fois validées apparaissent pour l'équipe de Vie scolaire à 2 endroits :
- Sur le tableau de bord CPE (voir Tableau de bord CPE).
- Sur la page Déclarations en ligne, derrière le menu Événements.
Vous pouvez accéder directement à la vue calendaire de l'élève pour créer l'absence en cliquant sur l'icône à côté de son nom.
Vous pouvez également noter ces déclarations comme traitées. Cela les fait disparaître du tableau, pour lequel un filtre non traités est activé par défaut. Pour retrouver toutes les déclarations, désactivez ce filtre.
Les dispenses (VS)
La page des dispenses est à la fois une page de consultation et de saisie des dispenses. Quand des dispenses ont été déclarées, la page met à disposition un tableau récapitulatif sur le mois en cours.
Le bouton Saisir une dispense (également disponible depuis la vue calendaire de l'élève) ouvre une fenêtre pour saisir le nom de l'élève, la période concernée, la discipline concernée, si la présence est obligatoire ou non, et un commentaire.
Il est aussi possible de saisir des dispenses récurrentes pour des élèves qui seraient dispensés sur l'année d'une ou plusieurs heures de cours (orthophonie, kiné…).
Depuis la fenêtre de saisie de dispenses, il est possible de choisir dispense ponctuelle ou dispense récurrente.
Cette fonctionnalité vous permet de sélectionner des jours de la semaine ainsi que des créneaux. Il est possible de déclarer ces dispenses récurrentes tous les 15 jours.
Absences collectives (VS)
Il est possible depuis ce menu de déclarer une absence pour plusieurs élèves en même temps.
Pour déclarer une absence collective, cliquez sur Saisir une absence collective et remplissez les différents champs. Enfin sélectionnez des groupes ou des élèves puis cliquez sur Valider.
Si des élèves sont déjà absents sur la période, cela sera indiqué dans le tableau des élèves.
Si des élèves déclarés absents à partir d'une absence collective sont modifiés individuellement ultérieurement depuis la vue calendaire, cela sera indiqué dans le tableau des élèves.
Il est possible d'exporter le tableau des absences collectives dans un fichier qui comportera le nom des élèves concernés, des groupes auxquels ils appartiennent et les motifs des absences.
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