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FAQ - Règles et droits de communication

Maïwenn Le Cacheux
  • Mise à jour

Gérer les communications

Limiter les communications

Problèmes pour retrouver des destinataires

Ouvrir des communications

Cas spécifiques : comptes inactifs et carnet de liaison

 

Gérer les communications

  • Que faire en cas de message d’urgence ? 

Absence d’un professeur, grève, problème des transports scolaire… Pour que le message arrive sans délai aux élèves et parents, demandez au Chef d'établissement d'utiliser le message flash.

  • Comment voir toute la communication des élèves ?

Cadre de confiance et répondant au RGPD, la messagerie de l’ENT est sécurisée pour ses utilisateurs, les conversations sont donc fermées entre les destinataires des messages.

En fermant la communication entre élèves, ils s’orientent vers des outils grand public avec lesquels il n’est pas possible de tracer les communications, contrairement à l’ENT où toutes les conversations sont sauvegardées.

Au démarrage du projet, vous pouvez couper la communication au sein des classes et en parallèle créer un forum où tous les échanges sont visibles. Quand les élèves comprennent les règles de l’ENT, vous pouvez alors ouvrir la messagerie !

Vous voulez savoir qui peut communiquer avec qui ? Les règles de communication par défaut sont indiquées dans cet article.

Notre aide en ligne vous accompagne dans la prise en main de la Messagerie.

 

 

Limiter les communications

  • Comment limiter la communication des enseignants de l’école uniquement avec les élèves et parents de leur classe ?

Par défaut, les enseignants et personnels ont des droits de communication vers l’ensemble des autres profils de l’école.
Pour que cela ne soit pas le cas, il faut donc retirer le droit existant depuis le groupe des enseignants de l’établissement et modifier les règles sur les groupes des enseignants de chaque classe.
Attention toutefois : la mise en place d’une règle de communication des enseignants de la classe vers les parents de la classe implique par défaut l'ouverture des droits de communication entre les parents du groupe classe.
Pour plus d’information, consulter l’article : Règles de communication des groupes.
En cas de besoin, n’hésitez pas à demander l’aide de l’assistance en indiquant les droits que vous souhaitez mettre en place.

  • Je veux m’adresser aux parents, mais je ne souhaite pas avoir de réponses… Que faire ?

Au lieu d’utiliser la Messagerie, nous vous conseillons d’utiliser Actualités : diffusez rapidement une information, déterminez une date de publication et/ou une date d’expiration et laissez le droit de commenter ou non !
💡Dans la Messagerie, en choisissant le CCI, les parents peuvent uniquement vous répondre, mais pas entre eux !

  • Je ne veux pas que les parents me contactent !

Nous pouvons couper les droits de communication des utilisateurs vers certaines personnes. Il faut alors passer par l’assistance pour nous en faire la demande (merci de bien décrire le besoin).

  • Je souhaite empêcher certains utilisateurs précis de communiquer avec d’autres, comment faire ?

Les règles de communication fonctionnent par groupes de profils ou de classes, il n’est donc pas possible de les restreindre pour un utilisateur en particulier.

  • Je ne parviens pas à retirer un droit de communication entre les membres d’un groupe, un message me demande de contacter le support. Que faire ?

Si vous ouvrez les droits de communiquer dans les deux sens dans un même groupe (Par exemple : Parents vers Enseignants d’une classe et inversement), alors la communication est permise entre les membres de chaque groupe d’utilisateurs. Pour remédier à cela il faut supprimer un des deux droits de communication.

  • Comment empêcher les parents de communiquer entre eux suite à l’envoi d’un message ?

Si vous mettez les parents en destinataires d’un message, ils pourront utiliser la fonction “Répondre à tous” et ensuite communiquer entre eux par réponses interposées. Cela ne peut plus être annulé par la suite.
Pour éviter cela, il faut bien mettre les parents en “copie cachée” (champ CCi) du message. Ils pourront alors uniquement vous répondre et leurs réponses ne seront pas vues des autres parents. Il n’est pas nécessaire de mettre un autre utilisateur ou groupe dans “destinataire”, le champ peut rester vide.

  • Que faire si un élève ne respecte pas la charte d'utilisation de l'ENT ?

Bloquer la messagerie à certains utilisateurs peut sembler une solution simple, mais elle peut créer des situations complexes où l'utilisateur n'a pas conscience que l'accès à l’information lui est bloqué.

Pour garantir le respect de la charte de votre ENT, nous vous offrons la possibilité de bloquer une personne de l'ensemble de l'ENT, ce qui est une mesure transparente et efficace. Le tuto est disponible ici.

 

Problèmes pour retrouver des destinataires

  • Pourquoi les parents n'arrivent pas à contacter les enseignants de leur(s) enfant(s) ?

Il faut vérifier que les parents ET les enseignants sont bien rattachés à leur classe.

  • Pourquoi des comptes utilisateurs n’apparaissent-ils pas dans l'annuaire ?

Pour que des utilisateurs apparaissent dans votre annuaire il faut que vous ayez des droits de communication avec eux. Vérifiez donc que vous êtes bien rattaché(e) à une classe ou à un groupe.
Notez que, si les comptes ont été bloqués, il n'est pas possible de les voir dans l'annuaire.
ULIS, UP2A et double-niveaux.

  • Pourquoi je ne vois pas la Classe ULIS dans les classes ?

Sur ONDE, les élèves appartenant à des dispositifs tels que ULIS ou UP2A, sont répartis dans des classes "ordinaires". Ces dispositifs sont renseignés dans les “regroupements” et non pas dans les classes. Sur l'ENT, si l'école est en AAF, ces dispositifs apparaissent automatiquement dans l’onglet "Groupes d'enseignement".
Sur la fiche de l’élève, le dispositif est renseigné dans l’onglet Groupe(s) d'enseignement. Dans l'onglet Classe(s), l’élève est toujours rattaché à sa classe d'inclusion.
Pour faciliter la communication, il est toutefois possible de créer des classes correspondant à ces groupes d'enseignement.
Pour plus d’informations, consulter l’article Gestion des classes ULIS/UPE2A.

  • Comment gérer une classe à double niveau ?

Si une classe à un double niveau, il est possible de constituer des groupes manuels dans la console d'administration.
Ceci dit, si l'objectif de ce groupe est principalement de faciliter l'envoi de messages ou le partage de contenus, il sera alors peut-être plus simple de créer un favori de partage dans l'Annuaire.
Voici le tutoriel expliquant la création d'un favori de partage, et celui présentant le groupe manuel dans la console d'administration (vous pouvez aussi le retrouver en vidéo YouTube).

 

Ouvrir des communications

  • Comment fonctionnent les listes de diffusion ?

La création des listes de diffusion est réservée au support. Il faut donc formuler une demande d’assistance pour en créer une.
Elles sont constituées et mises à jour automatiquement grâce aux informations de l'annuaire académique fédérateur et/ou des fichiers CSV.
Il faut savoir que les membres d'une liste de diffusion, contrairement aux membres d'un groupe manuel, ne peuvent pas communiquer entre eux.
Chaque liste ne peut être mise en place que pour un seul profil (tous les enseignants, tous les parents, etc.) mais pas pour une classe ou un niveau donné. On peut toutefois en créer autant que nécessaire.
Une liste est visible dans l’annuaire mais il n'est pas possible de voir les membres qui la composent.
Les destinataires d'une liste de diffusion peuvent toujours répondre à l'émetteur principal d'un message. Mais ils ne peuvent pas écrire un nouveau message à cette même personne si elle ne figure pas dans leur annuaire.

  • J’ai créé un groupe manuel mais je ne parviens pas à effectuer de partage avec ce groupe. Que faut-il faire ?

Par défaut un groupe manuel n’a pas de règle de communication.
Après avoir créé le groupe, il faut paramétrer les règles de communication de ce groupe. Pour ce faire, vous pouvez vous référer à cet article : Paramétrer les règles de communication du groupe.
N’hésitez pas à solliciter l’assistance en indiquant les règles que vous souhaitez mettre en place et nous effectuerons ce paramétrage pour vous.

  • Comment ouvrir la communication vers un autre établissement ?

Si l’établissement est sur la même plateforme que la vôtre, alors vous pouvez faire une demande d’assistance pour solliciter l’ouverture des droits. Merci de préciser les utilisateurs et les destinataires souhaités.

 

Cas spécifiques : comptes inactifs et carnet de liaison

  • Que se passe-t-il si j'envoie un message à des comptes inactifs ?

Les utilisateurs pourront voir le message envoyé une fois leur compte activé. Attention, si une pièce jointe est envoyée, elle ne sera pas reçue car les comptes inactifs n'ont pas de quota de stockage actif.

  • Pourquoi je reçois toujours des notifications du carnet de liaison pour les parents de mon ancienne classe ?

Les mots du carnet de liaison fonctionnent un peu comme des messages. Une fois que le mot est envoyé et se trouve sur le compte du parent, la fonctionnalité de confirmation de lecture à l'auteur reste active, indépendamment des nouvelles règles de communication du parent. Il ne s'agit pas d'une communication du parent vers l'enseignant à proprement parler, juste de l'utilisation de l'option "Confirmer" qui génère une notification vers l'auteur du mot.
Mais cela ne peut se produire que sur des anciens mots envoyés l'année dernière, pas sur des nouveaux mots qui seraient envoyés depuis la rentrée par les enseignants.

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