Configurar Asistencias después de la inicialización (Directores)

El módulo Asistencias dispone varios menús desplegables con las diferentes opciones de la aplicación. Aquí podrá configurar dichas opciones.

En el módulo Configuración Jefatura de Estudios, haga clic en la pestaña Asistencias.

Para acceder rápidamente a una de las opciones que desea configurar, puede hacer clic en el menú que presenta cada uno los parámetros disponibles en esta página.

Motivos de las ausencias

Los motivos de ausencias individuales son los que puede encontrar en las listas desplegables de motivos situadas:

• En la lista de eventos.
• En la ventana emergente de declaración de ausencias en la vista de calendario.
• En el panel de aprobación de ausencias en la ventana principal.

Puede definir :

• Su nombre.
• Si se necesita un justificante en papel o no por parte de la familia.
• Si se deben contar en las ausencias visibles en la boleta.
• Si se deben contar en las alertas cuando estas han sido aprobadas, cuando no o en ambos casos.

Cuando se han definido los diferentes elementos, usted puede :

• Modificarlos haciendo clic en el pequeño lápiz que aparece cuando pone el cursor sobre uno de ellos.
• Eliminarlos si nunca los ha utilizado.
• Esconderlos si ya han sido utilizado: ya no aparecerán en las listas desplegables, pero como ya han sido empleados en algunos eventos, la aplicación conserva la huella de su uso.

⚠️ Si modifica un motivo, el nombre cambiará para todas las ocurrencias existentes. Siempre será mejor crear un nuevo motivo en vez de modificar un antiguo motivo ya utilizado en diferentes ocasiones.

Le recordamos que todos los motivos pueden aprobar una ausencia. Para conservar ausencias no aprobadas, debe dejarlas sin motivo. Esto será fácil de observar en la aplicación Asistencias, las ausencias no aprobadas aparecen de color rojo, mientras que las aprobadas aparecen en rosa. De la misma manera, muchas funcionalidades utilizan ambos estados aprobados / no aprobados. Por eso, no es posible definir un motivo no admisible que no justifique una ausencia.

Diferentes iconos indican si el motivo cuenta en la boleta, necesita una regularización o cuenta en las alertas.

Motivos de retraso

También se pueden definir diferentes motivos para los retrasos. Estos pueden ser integrados por el Director o por los profesores. Se puede seleccionar si los retrasos asociados a dichos motivos van a contar en el boletín y en las alertas.

De la misma manera que los motivos de ausencia, los motivos de retraso pueden modificarse haciendo clic en el pequeño lápiz que aparece cuando el cursor los señala y algunos iconos indican si el retraso cuenta en el boletín y en las alertas.

Acciones

Las acciones se aplican únicamente a la lista de eventos. Se trata de acciones que puede aplicar a un elemento para indicar el progreso de su tratamiento. Esto facilita el seguimiento del evento, sobretodo si diferentes personas intervienen una tras otra.

Puede así configurar :

• El nombre de la acción.
• La abreviatura que aparecerá en la lista de eventos.

Alertes

Las alertas aparecen en el tablero del Director en la aplicación Asistencias y en una página específica. Aparecen cuando se ha alcanzado la cantidad límite de eventos.

En esta parte debe definir el momento a partir del que debe activarse una alerta para diferentes tipos de eventos :

• Ausencias
• Retrasos

Para la unidad de ausencias (horarios, medio día o día completo), esto se configura al nivel de las estadísticas. La unidad para contar las ausencias deberá definirse más abajo.

En esta sección se define si los eventos sin motivo cuentan o no en las alertas.

Asistencias

En esta sección se configuran los lugares y momentos para los que se podrán declarar las asistencias.

Como para los motivos de las ausencias, es posible modificar, eliminar o esconder el nombre definido en la lista desplegable (si el elemento ya ha sido empleado).

Envío masivo de correo

En esta sección, se pueden redactar diferentes modelos de mensajes que pueden ser enviados a las familias.

Envío masivo por correo electrónico

Existen modelos de envío masivo predeterminados que puede utilizar tal cual o modificarlos si es necesario:

• Modificar el texto en el cuerpo del texto.
• Hacer clic en el botón Modificar.

Para definir un nuevo modelo de mensaje :

1. Indique su título y la categoría del mensaje.
2. En el cuerpo del texto, escriba el contenido del mensaje que desea enviar.
3. Para que este sea genérico, existen códigos a la derecha que serán reemplazados en el envío por los valores correspondientes a cada alumno. Cuando hace clic en el código, es posible copiarlo para después pegarlo en el editor utilizando las teclas CTRL+V.
4. Haga clic en Modificar para crear un nuevo modelo.

El recuento, en forma de table, presenta la totalidad de eventos que desea enviar en un periodo seleccionado.

Envío masivo por SMS

El concepto es exactamente el mismo para el envío por SMS, pero los requerimientos son más importantes.

Un SMS tiene un número máximo de 160 caracteres.  Por esta razón, la aplicación cortará el texto que sea más largo. Tome entonces en cuenta, los nombres largos cuando redacte un modelo corto.
El recuento será reemplazado por [FECHA ULTIMA AUSENCIA] y [FECHA ULTIMO RETRASO]. Por un envío masivo con SMS, no se podrá enviar el detalle de los eventos para varios días.
El modo de funcionamiento es idéntico para el envío masivo por correo electrónico. La lista de modelos se encuentra abajo del editor de texto. Se puede modificar un modelo haciendo clic sobre él.

Conteo de eventos

En esta sección elegirá la manera en la que desea contar las ausencias:

• Por día.
• Por medio día.
• Par horarios.

Esta configuración es utilizada para las alertas y los envíos masivos (salvo por el recuento que presenta los horarios predeterminados). Las estadísticas serán calculadas automáticamente, en medios días y por horarios a la vez.