FAQ - Alimentation et création des comptes

• Quels sont les critères à remplir pour qu’un élève présent dans ONDE/SIECLE remonte dans l'ENT ?
• Tous les combien de temps la mise à jour se fait entre ONDE/SIECLE et ONE/NEO pour la création des nouveaux élèves sur ?
• Pourquoi des comptes sont-ils en pré-suppression (ou en attente de pré-suppression) ? Comment empêcher cela ?
• Pourquoi me manque-t-il encore des classes ?
• Secondaire : Comment créer les comptes des AESH sur mon établissement ?
• Secondaire : Pourquoi les comptes des AED (assistant d'éducation/pédagogique) sont en pré-suppression ?
• Secondaire : Comment mettre à jour les différents groupes (profil, enseignement, fonction) ?
• Comment passer d’une alimentation manuelle à une alimentation automatique ?
• J’ai été affecté dans un nouvel établissement mais pour le moment je vois toujours l’ancien, comment faire le changement ?
• Secondaire : Les professeurs ne sont pas rattachés à leurs classes de cette année alors que les listes de classes sont bonnes. Que doit-on faire ?
• L’école fusionne avec une autre école, que dois-je faire ?
• Une classe a été transférée d’une école à l’autre, que faire ?

Création et pré-suppression des comptes

• Quels sont les critères à remplir pour qu’un élève présent dans ONDE/SIECLE remonte dans l'ENT ?

La synchronisation des bases ONDE/SIECLE avec ONE/NEO a lieu plusieurs fois par semaine. Les comptes utilisateurs sont mis à jour dans ONE au fur et à mesure des modifications dans ONDE/SIECLE. Afin que les informations saisies nous soient transmises par l'Académie, les élèves doivent obligatoirement être :
- Rattachés à un responsable légal ;
- Rattachés à une classe ;
- Admis définitivement avec un INE valide.
Si ces trois critères ne sont pas remplis, il faut faire la mise à jour puis patienter jusqu'à 72h maximum le temps que les données se synchronisent sur l'ENT

• Tous les combien de temps la mise à jour se fait entre ONDE/SIECLE et ONE/NEO pour la création des nouveaux élèves sur ?

La mise à jour entre l’annuaire académique et ONE/NEO s’effectue toutes les nuits. Il faut donc compter un délai de 48 à 72h pour voir apparaître les données saisies dans ONDE/SIECLE sur ONE/NEO.

• Pourquoi des comptes sont-ils en pré-suppression (ou en attente de pré-suppression) ? Comment empêcher cela ?

Lorsqu’un compte AAF passe en pré-suppression, cela veut dire qu’il n’est plus dans les fichiers académiques reçus. Nous n'avons pas la main sur cette mise à jour automatique du compte. Pour qu’un compte n'apparaisse plus en pré-suppression, il faut vérifier les informations des bases académiques et contacter les services du rectorat si nécessaire. Une fois la correction faite, les comptes seront rétablis.

• Pourquoi me manque-t-il encore des classes ?

La mise à jour des classes, surtout celles de début de cycles, peut prendre plus de temps à se faire dans ONE car elles sont composées de nouveaux élèves et que l’académie doit procéder à une revalidation de l’INE au passage à l’entrée en maternelle ou au passage en école élémentaire.

• Secondaire : Comment créer les comptes des AESH sur mon établissement ?

Le groupe Fonction / Discipline est alimenté par le passage de l'AAF qui lui-même puise ses informations dans les bases STS/SIECLE.
Un administrateur peut également ajouter une fonction manuellement sur un profil créé manuellement en console d’administration, comme détaillé dans cet article de notre centre d’aide.

• Secondaire : Pourquoi les comptes des AED (assistant d'éducation/pédagogique) sont en pré-suppression ?

Dès que les personnes réapparaîtront dans les annuaires académiques, suite à leur renouvellement de contrat, elles seront ré-intégrées automatiquement dans l’établissement de rattachement.
Classes et groupes : Création ou mise à jour

• Secondaire : Comment mettre à jour les différents groupes (profil, enseignement, fonction) ?

Hormis les groupes manuels, tous les autres groupes (profil, enseignement et fonction) sont alimentés dans l’ENT à partir des annuaires académiques qui sont eux-mêmes alimentés à partir de vos remontées SIECLE et STS WEB. Pour mettre à jour les groupes d'enseignement, il vous faut donc faire vos remontées STS WEB et SIECLE.
Il n’y a aucun lien entre le contenu de Pronote et celui de l’ENT. Aucune mise à jour ne se fait à partir de Pronote. En cas de problème sur vos remontées STS WEB, il vous faudra contacter le support de votre académie qui est en charge de la maintenance et du support de ces outils.

Changement d’alimentation

• Comment passer d’une alimentation manuelle à une alimentation automatique ?

Pour passer d'une alimentation manuelle à une alimentation automatique (AAF), nous vous invitons à vous rapprocher de la DSI de l'académie, afin de mettre en place le lien entre l'AAF et la plateforme pour l’établissement concerné.
Ensuite, il faudra nous en informer car lorsqu'une école passe d'une alimentation manuelle à une alimentation automatique, il est nécessaire au préalable de supprimer les comptes parents créés manuellement car il n'existe pas de reconnaissance des doublons au moment du passage de l'AAF.

Rattachements à l’établissement et à la classe

• J’ai été affecté dans un nouvel établissement mais pour le moment je vois toujours l’ancien, comment faire le changement ?

L'annuaire académique fédérateur (AAF) est interrompu durant l’été.
Comme chaque début d'année scolaire, les académies doivent effectuer les opérations de transition d'année scolaire avant de nous transmettre les annuaires actualisés.
Vous n’avez donc rien à faire, le changement devrait être effectif lors de la reprise des alimentations automatiques à la rentrée scolaire.

• Secondaire : Les professeurs ne sont pas rattachés à leurs classes de cette année alors que les listes de classes sont bonnes. Que doit-on faire ?

Dans le secondaire, les rattachements des enseignants à leurs classes se font automatiquement selon les informations du fichier STS WEB. Il faudrait donc vérifier vos fichiers STS WEB et les mettre à jour, puis attendre jusqu'à 72h maximum le temps que les données modifiées se mettent à jour sur l'ENT.

Gestion des établissements (fusion, transfert de classe)

• L’école fusionne avec une autre école, que dois-je faire ?

Lorsque deux écoles de source AAF fusionnent, elles sont regroupées en une seule et l'information est présente dans dans les fichiers de l'AAF. Les comptes et leurs données sont donc conservés et basculent automatiquement à la rentrée. Il faut patienter jusqu'à la reprise de l'alimentation automatique des comptes afin de voir ces écoles fusionnées dans l'ENT.
En attendant, si les équipes des deux écoles qui ne sont pas encore fusionnées souhaitent pouvoir communiquer entre elles, il nous est possible de faire une demande à l’assistance pour ouvrir les règles de communication entre les deux structures.

• Une classe a été transférée d’une école à l’autre, que faire ?

Comme pour une fusion, l'information est présente dans dans les fichiers de l'AAF et les comptes et leurs données devraient basculer automatiquement. Il peut toutefois être utile de vérifier que l’information a bien été prise en compte dans ONDE et de procéder aux modifications nécessaires si ce n’est pas le cas.
En cas de doute, ne pas hésiter à contacter les services du rectorat.