Préparation de l'import csv pour les établissements privés et à l'international

Préparation de l'import 

Cet article décrit la démarche à suivre pour un premier import. Pour les imports de transition d'année, merci de suivre le lien vers l'article dédié : Transition d'année pour les écoles privées et à l'international.

Pour créer les comptes des utilisateurs de votre école, vous pouvez importer dans le menu "Import/export" de la console d'administration des fichiers au format .csv , cela vous évite d'avoir à créer les comptes un par un.

Récupérer les fichiers modèles

A droite de la section Dépôt de fichiers, en cliquant sur le point d'interrogation bleu, vous verrez apparaitre une fenêtre bleue également .

Cliquez sur le nom de chaque profil pour enregistrer le modèle de fichier correspondant :

Compléter / modifier les fichiers modèles 

Après avoir enregistré le modèle de fichier correspondant au profil, l'étape suivante est de le compléter : 

Pour chaque fichier de profil, en commençant par le fichier élève, renseigner les données en prenant en compte les exigences suivantes : 

• Pour chaque fichier, les colonnes marquées d’un astérisque doivent être obligatoirement complétées.
• Un même utilisateur ne doit être saisi que sur une seule ligne dans le fichier.
  • • Un parent ne doit être saisi que sur une seule ligne dans le fichier parent. Si un parent a plusieurs enfants dans l’établissement, vous devez compléter plusieurs colonnes "nom enfant", "prénom enfant" sur chacune des lignes des parents concernés
    • Si un enseignant est rattaché à plusieurs classes, vous devez créer ou compléter plusieurs colonnes « Classe » sur la ligne correspondant à l’enseignant.
• Les noms des classes doivent être parfaitement identiques dans tous les fichiers.
• Concernant le fichier élève : la date de naissance est une donnée obligatoire (ce n’est pas le cas pour les autres profils) au format : JJ/MM/AAAA
• Si un parent est également un enseignant de l’établissement alors il aura 2 comptes distincts car les règles de communication et fonctionnalités sont différentes en fonction des profils. Il faudra que cette personne figure dans les fichiers parent ET enseignant.
• Les fichiers doivent être enregistrés au format .csv avec l’option séparateur point-virgule ou UTF-8.

Cas particuliers : 

• Dans le cas d’un établissement à plusieurs structures (exemple : une structure primaire et une secondaire), si un parent a des enfants dans plus d’une structure, il faut que l'orthographe des noms/prénoms soit identiques dans les différents fichiers, cela permettra de ne créer qu’un seul compte pour les parents ayant des enfants en primaire et en secondaire. L’import s’effectue donc en deux temps :
  • Un fichier pour la structure du primaire avec les parents et les enfants du primaire.
  • Un fichier pour la structure du secondaire avec les parents et les enfants du secondaire.

• Si les élèves, en plus de leur classe, sont répartis dans des groupes d’enseignement (de langues, des demis groupes…) vous pouvez faire figurer ces groupes dans le fichier élève. Les groupes seront alors créés par l’import et les élèves y seront rattachés, exactement comme pour les classes.