Pour créer les comptes des utilisateurs de votre établissement, vous pouvez importer dans le menu Import/export de la console d'administration des fichiers au format .csv, cela vous évite d'avoir à créer les comptes un par un.
Si les enseignants de votre établissement sont peu nombreux, vous avez également la possibilité de leur créer un compte individuellement dans le menu de gestion des utilisateurs, voir l'article Créer manuellement un nouvel utilisateur.
École publique française
1. Export des fichiers ONDE de la nouvelle année scolaire
Pour générer ces fichiers csv, faites un export des fichiers de la nouvelle année scolaire depuis la base élève ONDE.
Pour procéder à l'export de votre base ONDE, vous pouvez utiliser ce support d'aide
2. Vérification des fichiers exportés de ONDE
Fichier élèves
- Si la base ONDE a été mise à jour avant l'export, les élèves sont déjà rattachés à leurs nouvelles classes. Pas besoin de faire de modifications.
- Dans l'export ONDE il y a plus de colonnes que dans l'exemple si dessous mais vous pouvez les conserver, elles ne gêneront pas l'import dans ONE. 4 champs sont obligatoires pour les élèves : Le prénom, le Nom, la date de naissance et la classe de rattachement.
Fichier parents
Il est important de mettre tous les enfants du parent sur la même ligne afin de ne pas créer de doublons. Si un parent apparaît en double dans votre fichier (deux lignes pour les mêmes nom/prénom), l’import sera bloqué, ou deux comptes différents seront créés pour le même parent
Veuillez donc vérifier qu'il y ait bien une seule ligne par parent, avec un ou plusieurs enfants renseignés sur celle-ci. Si un parent a plusieurs enfants dans l’école, vous devez créer ou compléter plusieurs colonnes enfants « Nom de famille enfant», « Prénom enfant » et « Classe enfant » sur une unique ligne parent.
Autres points importants :
- Les fichiers doivent être enregistrés au format .csv avec l’option séparateur point-virgule
- Pour chaque fichier, les colonnes marquées d’un astérisque doivent obligatoirement être complétées
- Les noms des classes doivent être parfaitement identiques dans tous les fichiers (même un espace est considéré comme un caractère)
- Dans le fichier élèves, la date de naissance est une donnée obligatoire contrairement aux autres profils
Etablissement privé ou établissement à l'international
1. Télécharger les modèles de fichiers .csv
Le système d’import de comptes nécessite un fichier par profil d’utilisateurs. Pour connaître le format d’import attendu, vous pouvez télécharger les modèles de fichiers pour les différents profils dans la notice de l'assistant d'import des compte.
L'assistant d'import des compte se trouve dans la console d'administration, elle même accessible depuis la page Mes applis.
Vous accéderez à la fonctionnalité Importer des utilisateurs soit dans le menu de navigation (A) soit directement dans le bloc Imports/Exports (B)
2. Compléter les fichiers .csv
Pour chaque fichier de profil, en commençant par le fichier élève, renseignez les données en prenant en compte les exigences suivantes :
- Pour chaque fichier, les colonnes marquées d’un astérisque doivent être obligatoirement complétées.
- Un même utilisateur ne doit être saisi que sur une seule ligne dans le fichier.
- Un parent ne doit être saisi que sur une seule ligne dans le fichier parent. Si un parent a plusieurs enfants dans l’établissement, vous devez compléter plusieurs colonnes "nom enfant", "prénom enfant" sur chacune des lignes des parents concernés
- Si un enseignant est rattaché à plusieurs classes, vous devez créer ou compléter plusieurs colonnes « Classe » sur la ligne correspondant à l’enseignant.
- Les noms des classes doivent être parfaitement identiques dans tous les fichiers.
- Concernant le fichier élève : la date de naissance est une donnée obligatoire (ce n’est pas le cas pour les autres profils). Elle doit être au format : JJ/MM/AAAA
- Si un parent est également un enseignant de l’établissement, alors il aura 2 comptes distincts car les règles de communication et fonctionnalités sont différentes en fonction des profils. Il faudra que cette personne figure dans les fichiers parent ET enseignant.
- Les fichiers doivent être enregistrés au format .csv avec l’option séparateur point-virgule.
Cas particuliers :
- Dans le cas d’un établissement à plusieurs structures (exemple : une structure primaire et une secondaire), si un parent a des enfants dans plus d’une structure, il faut que l'orthographe des noms/prénoms soit identiques dans les différents fichiers, cela permettra de ne créer qu’un seul compte pour les parents ayant des enfants en primaire et en secondaire. L’import s’effectue donc en deux temps :
- Un fichier pour la structure du primaire avec les parents et les enfants du primaire.
- Un fichier pour la structure du secondaire avec les parents et les enfants du secondaire
- Si les élèves, en plus de leur classe, sont répartis dans des groupes d’enseignement (de langues, des demis groupes…), vous pouvez faire figurer ces groupes dans le fichier élève. Les groupes seront alors créés par l’import et les élèves y seront rattachés, exactement comme pour les classes.
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