Transition d'année pour les établissements privés et à l'international

• Mettre à jour les comptes de tous les élèves, dans les nouvelles classes
• Changer d'établissement les élèves qui étaient en dernière année
• Ajouter les nouveaux élèves et leurs parents, qui arriveront dans l'établissement 
• Supprimer les comptes des élèves et parents qui ne seront plus dans l'établissement

Exporter et mettre à jour les comptes 

Exporter les comptes de l’ENT

Si vous ne disposez pas déjà d’une base de données des familles et des enseignants de votre établissement, permettant notamment d’obtenir un tableau des utilisateurs de l’ENT, vous pouvez réaliser des exports de ONE/NEO. Ce sont ces fichiers exportés qui vous servent de base de travail pour la mise à jour pour la transition.

Rendez-vous pour cela dans la rubrique Imports/Exports de la console d’administration puis dans l’onglet « Exporter des comptes ».

Sélectionnez « Export Transition d’année » …

…puis en fonction de vos besoins, un profil et/ou une classe

Cliquez sur le bouton Exporter pour générer le fichier CSV.

Mettre à jour les fichiers CSV 

Si votre établissement comporte plusieurs structures distinctes selon le niveau
- Si une seule personne s’occupe de la transition d’année tous niveaux confondus
(primaire, secondaire), il vous faudra copier-coller la classe qui change de structure
sur le fichier de l’autre structure. Par exemple, copier la classe CM2 et la coller dans
le fichier secondaire (la classe deviendra celle de 6ème)
• Si les établissements du premier degré, le collège et le lycée sont gérés de façon
indépendante. Une fois les fichiers parents et élèves exportés, les envoyer au
gestionnaire de l’établissement suivant : collège ou lycée.

Gérer les arrivées et les départs
• Supprimer les utilisateurs qui partent en supprimant la ligne correspondante dans le
fichier csv des élèves et/ou des parents.
• Ajouter les utilisateurs qui arrivent en ajoutant une ligne dans le fichier csv des élèves
et/ou des parents. Penser à bien indiquer les noms, prénoms et External ID - Sans
oublier la date de naissance pour le fichier élève.
• Pour établir le lien entre les nouveaux élèves et leurs parents déjà présents sur
l’ENT, ajouter l’External ID de l’élève dans le fichier Parent.

Mettre à jour les classes
• Mettre à jour les classes dans le fichier élève.
• Pour le rattachement aux classes des enseignants, vous pouvez procéder de la même manière, c’est-à-dire avec un export et une mise à jour des comptes et des classes sur le fichier enseignant.

Importer les comptes 

Une fois les modifications effectuées sur les fichiers, vous pouvez les réimporter en cochant les cases « Pré-supprimer les comptes des utilisateurs absents des fichiers » et « Changement d'année scolaire ».

Attention ! Il faut respecter un certain ordre lors des imports dans des établissements ayant plusieurs niveaux : tout d'abord, importer les utilisateurs de la maternelle, ensuite ceux du primaire, puis ceux du collège et, en dernier, les utilisateurs du lycée. Si cet ordre n'est pas respecté, les comptes risquent d'être rattachés à la mauvaise structure ou bien supprimés.
De plus, pour le bon rattachement parent-enfant, il faut importer les fichiers élèves AVANT les fichiers parents.

Pré-supprimer les comptes des utilisateurs absents des fichiers :
➢ Les comptes des utilisateurs qui ne figurent pas dans les fichiers importés pour le profil correspondant seront automatiquement pré-supprimés ; les comptes créés manuellement ne seront pas modifiés.
➢ Ces utilisateurs pourront continuer à accéder à l’ENT pour récupérer leurs données pendant un délai de 90 jours via l’application Mes données.
➢ Leurs comptes seront définitivement supprimés après ce délai.

Changement d’année scolaire :
➢ Les partages associés aux classes et aux groupes d’enseignement sont supprimés.
➢ De nouvelles classes sont créées avec les informations contenues dans les fichiers csv.
➢ Si aucun utilisateur n’est présent dans les anciennes classes, alors, ces dernières seront supprimées.
➢ Les règles de communication sont réinitialisées, ce sont les règles par défaut qui sont de nouveau appliquées.

Si vous avez besoin d’aide pour l’étape d’import des comptes, vous pouvez consulter les articles dédiés dans le centre d'aide : « Importer les comptes utilisateurs »