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FAQ Présences

Margaux Trystram
  • Mise à jour

 

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  • Comment déclarer l'absence de mon enfant ?

Deux solutions s'offrent à vous : passer par la version ONE Pocket ou passer par la version Web. Nous, on préfère la version ONE Pocket, la déclaration se fait super rapidement ! A noter, vous ne pouvez déclarer qu'une absence du jour ou à venir.

  • Comment mener un appel rapidement ? 

Deux solutions s'offrent à vous : passer par la version ONE Pocket ou passer par la version Web. Nous, on préfère la version ONE Pocket, l'appel est mené en quelques clics ! Si vous n'avez aucun absent, ouvrez l'appel, scrollez en bas de page et validez l'appel ! Par défaut, les élèves sont considérés comme présents. 

Vous n'avez pas eu le temps de faire l'appel ou vous vous repassez sur votre appel ? Sur ONE Pocket, sélectionnez le jour puis cliquer sur la séance. Sur la version Web, rendez-vous dans l'onglet "Appels", choisissez la date et/ou décochez "Appels oubliés".

Si vous êtes directeur détaché, aucun appel ne s'affiche dans ONE Pocket, c'est normal ! Si vous avez besoin de mener un appel pour l'un de vos collègues, rendez-vous dans la version Web, onglet "Appels". 

  • Comment consulter les déclarations d'absence des parents ?

Dans la version Web, rendez-vous dans la page "Les déclarations d'absence en ligne".

Bon à savoir : lorsqu'un parent déclare une absence, vous ne recevez pas de notification sur le fil de nouveautés. Sur la page d'accueil de Présences, seules les déclarations d'absence du jour s'affichent. 

  • Comment saisir une absence déclarée par un parent ?

Si le parent est passé par une déclaration d'absence en ligne, suivez cet article. 

Si le parent vous a informé par mail ou de vive voix, suivez cet article. 

  • Comment saisir une absence en avance (hors vue Appel) ?

Si vous êtes averti d'une absence à venir, vous pouvez saisir l'absence sans passer par la vue Appel. Suivez cet article pour connaitre la démarche à suivre. 

  • Comment récupérer mon registre d'appel ? 

Il est possible de télécharger la liste des événements de l'année :

  • Dans Événements, cliquez sur Liste des événements.
  • Renseignez les dates de votre année scolaire.
  • Une fois la liste mise à jour, cliquez sur Exporter en CSV ou en PDF.

ou téléchargez le registre d'appel par classe et par mois en suivant ce tuto. 

Si vous n'avez pas eu le temps de télécharger votre registre d'appel avant la transition d'année, vous pouvez nous le demander en ouvrant un ticket dans l'application Assistance ENT. 

  • Quel est l'intérêt d'utiliser cette application ?

« Il ne me faut que 5 minutes pour alerter par SMS les parents de l’absence de leurs enfants. Plus besoin d’aller chercher les absences dans toutes les classes, je récupère tout sur mon PC, cela se fait en quelques minutes, c’est pratique. Désormais, les familles sont toujours prévenues le matin même de l’absence d’un enfant. Le nombre d’absences injustifiées a diminué. L’accueil a été excellent dans toutes les classes. »

Témoignage de Damien P., directeur de l’école Samuel Beckett à Saint-Lô. Son établissement a expérimenté en avant-première l’application Présences dès novembre 2021. Depuis la rentrée 2022, il n’utilise plus de cahier d’appel.

  • Comment démarrer sur l'application ?

Pour que les enseignants puissent faire l'appel et que les parents puissent déclarer l'absence de leur enfant. Il faut initialiser le module. On vous explique tout dans cet article. 

  • Comment s'organiser au quotidien sur l'application ?

Les conseils d'un directeur qui utilise depuis un an l'application : 

  1. Les enseignants font l'appel dans leur classe en se rendant sur Présences dans ONE Pocket ou sur la version Web. Ils n'ont qu'à cocher les absents puis à valider leur appel. 
  2. Pour ma part, j'accède à Présences une heure après le début des cours. Sur la page d'accueil, si je vois les appels qui n'ont pas encore été menés, je notifie directement l'enseignant en cliquant sur la petite cloche. 

  3. Je vais ensuite voir les événements de la journée qui sont dans "Evénements", "Liste des événements". Je sélectionne la date du jour puis : 
    • Je régularise les absences qui sont en rose. Ces absences ont un motif déjà renseigné par l’enseignant. L’absence apparaît alors en vert.
    • Je regarde ensuite les points en rouge, ceux-ci sont les absences sans motifs. Si je connais le motif (j’ai eu une notification orale d’un parent ou une déclaration en ligne), je saisis le motif. Ce qui me permet ensuite de le régulariser. Si je ne connais pas le motif, je pourrai dans un autre espace de l’application alerter les parents.
    • Pensez bien à régulariser les absences dans cette vue. Cela vous permet de ne plus voir cet élève quand vous irez relancer les parents des enfants absents ou en retard.
    • Dans la dernière colonne, je vois si le parent a déjà été notifié par un publipostage par le symbole "check" qui s’affiche .
  4. J'avertis enfin les parents de l'absence de leur enfant dans le publipostage. Je choisis l'envoi d'un SMS qui est plus rapidement lu que le mail.

  • Comment informer les parents de l'absence de leur enfant ? 

Vous pouvez les informer en quelques clics par SMS ou par mail. Cette fonctionnalité n'est ouverte qu'aux directeurs. Le numéro de téléphone qui s'affiche quand vous notifiez l'absence est un numéro court, généralement le 38093. On vous explique toutes les étapes dans cet article. Soyez rassuré, sans action de votre part, aucune notification part automatiquement. 

  • Comment régulariser une absence ?

Rendez-vous dans la vue "Liste des événements" de l'onglet "Evénement". Si la période est en rouge, choisissez un motif d'absence, puis cliquez sur régulariser. Si la période est en rose, cliquez sur régulariser. 

  • Comment obtenir le registre d'appel ?

La direction exporte le registre d’appel depuis la partie « statistiques », plus besoin de récupérer tous les cahiers des enseignants.

  • Comment suivre les statistiques par élève et pour une classe ?

Vous avez bientôt un RDV avec un parent ? Vous voulez connaitre le nombre de demi-journée d'absence non justifiée ? Vous voulez suivre les statistiques d'une classe ? Suivez ce tuto. 

  • Comment gérer les remplacements ? 

Nous nous en chargeons pour vous. Pour cela, nous avons besoin de connaitre le nom du remplaçant, le nom de l'enseignant remplacé, sa / ses classes et les dates de remplacements. Créez votre demande depuis le module Assistance.  

  • Comment communiquer sur cette application auprès des parents et des enseignants ?

Maintenant que vous êtes prêts à utiliser Présences, communiquez auprès des parents et des enseignants. Pour cela, vous pouvez diffuser l'information via une actualité ou un message flash. 

Voici une proposition de message à destination des parents :

Chers parents d’élèves, votre école dispose désormais de l’application Présences, pour faciliter la communication autour des absences et des retards des élèves. Cette grande nouveauté va nous permettre de fluidifier la transmission des informations au quotidien lors de l’appel en classe. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de Présences, nous vous invitons à visionner cette vidéo.

Voici une proposition de message à destination des enseignants :

Chers enseignants, découvrez votre nouvelle application Présences pour faire l’appel et notifier les parents d’une absence en toute facilité. L’application est actuellement entre les mains des administrateur.rice.s de votre école, afin d’être paramétrée selon vos besoins. Elle sera très prochainement configurée. En attendant, formez-vous à son utilisation grâce à ce court tutoriel vidéo de 7 min.

  • Lors de la transition d'année, est-ce que les données sont conservées ?

Lors de la transition d’année, une action technique archive l’ensemble des informations renseignées sur l’année passée. Une archive sera ensuite disponible à la demande des établissements.

  • Pourquoi suis-je sur le thème NEO quand j'arrive dans Présences ?

L'application Présences était d'abord utilisée uniquement pour le secondaire. De nombreuses écoles du primaire nous ont demandé le même module. Après un an de pilote sur deux établissements en Normandie et des améliorations et adaptations fonctionnelles, nous avons décidé d'ouvrir le module au primaire. Toutefois, le thème NEO est toujours apparent.

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