Paso 1: actualizo las cuentas y clases – Centro de ayuda

¿Qué es la transición de año?

La transición de año es el período entre el final de un año escolar y el comienzo de otro. Durante esta transición, los miembros de la escuela (alumnos, profesores, padres y personal) pueden cambiar de clase, de profesor o incluso de establecimiento escolar.

Hemos creado este documento para guiarle en las siguientes acciones:

Actualizar las clases de todos los alumnos, así como la vinculación con los responsables.
Cambiar de establecimiento escolar a los alumnos que estaban cursando su último año.
Agregar a los nuevos alumnos, y a sus padres, que llegarán durante el nuevo curso escolar.
Eliminar las cuentas de los alumnos, y de sus padres, que ya no estarán en el nuevo curso escolar.

Exportar y actualizar las cuentas

1) Exportar las cuentas de la plataforma

Si todavía no cuenta con una base de datos CSV de sus usuarios (profesores, padres y alumnos), exporte desde ONE filtrando la clase o el perfil que quiera exportar.

⚠️ Asegúrese de exportar el archivo de padres ANTES que el de alumnos; de lo contrario, no se podrá realizar la exportación de las cuentas de los padres.

Vaya a la sección Importaciones/Exportaciones de la consola de administración y luego a la pestaña «Exportar cuentas».

Seleccione la opción Exportar transición de año y…

… elija un perfil o una clase según sea necesario.

Haga clic en el botón Exportar para generar el archivo CSV.

2) Actualizar los archivos CSV:

a) Gestionar los cambios de establecimientos escolares

Si solo una persona se encarga de la transición de año en todos los niveles (primaria, secundaria y preparatoria): deberá copiar y pegar la clase que cambia de establecimiento escolar en el archivo del otro establecimiento escolar. Por ejemplo, copiar la clase de sexto y pegarla en el archivo de secundaria (la clase se convertirá en la de 6º).
Si los establecimientos de primer grado, de secundaria y de preparatoria se administran de forma independiente: una vez que se hayan exportado los archivos de padres y alumnos, envíelos al administrador del establecimiento escolar siguiente: escuela secundaria o preparatoria.

b) Gestionar las llegadas y salidas

Eliminar los usuarios que se van: para ello debe eliminar la línea correspondiente en el archivo CSV de alumnos o padres.
Agregar los usuarios que llegan: para ello debe agregar una línea en el archivo CSV de alumnos o padres. Asegúrese de indicar bien los apellidos, nombres e ID externos, sin olvidar la fecha de cumpleaños para el archivo de alumnos.

⚠️ Atención: le recomendamos que evite el uso de caracteres especiales como acentos o guiones, ya que esto puede causar problemas durante la importación.

Para establecer el vínculo entre los nuevos alumnos y sus padres que ya están en la plataforma, agregue el ID externo del alumno en el archivo de padres.

Explicación detallada acerca del ID externo

El campo externalID, presente en todos los archivos, es un identificador interno único utilizado para identificar a un usuario y que permite:

Establecer la relación de un alumno con sus padres.
Facilitar la transición del año.

Este campo externalid debe ser distinto para todos los usuarios. Puede usar un identificador existente en una base de datos externa o, si no dispone de un referencial existente, puede por ejemplo crearlo de la siguiente manera:

Ponga un código que simbolice su establecimiento escolar. Por ejemplo, para el Liceo internacional de Brasilia: LYCINTERBRA.
Ponga un código que simbolice su perfil. Por ejemplo: «pro» para profesor, «alu» para alumno. Por ejemplo, LYCINTERBRA_ALU.
Agregue un número único por usuario. Por ejemplo: 00001, 00002 (teniendo cuidado de no usar el mismo dos veces).
Separe estos códigos mediante un carácter «_». Ejemplo: LYCINTERBRA_ALU_0001.
También puede agregar el año de creación del externalID para evitar duplicados.

Un alumno que pasa de un nivel a otro debe mantener el mismo identificador externo.

c) Actualizar las clases

Actualice las clases en el archivo de alumnos.
Para la vinculación a las clases de los profesores, puede proceder de la misma forma, es decir, con una exportación y la actualización de las cuentas y clases en el archivo de profesores.