Créer un événement dans l'agenda

Pour créer un événement, plusieurs options s’offrent à l’utilisateur :

• Cliquez dans le calendrier sur le créneau horaire souhaité.
• Utilisez le bouton Créer un événement.

La fenêtre de création d’événement apparait en popup. Elle se décompose en trois onglets.

Aperçu sur ONE

L'onglet Détails comporte les informations générales de l’événement à créer :

1. Le titre, la description et le lieu. Indiquez le ou les agendas auxquels il appartient (à sélectionner parmi la liste, l’agenda personnel est sélectionné par défaut)
2. Le bouton Ajouter pièces jointes vous permet d’associer une pièce jointe à votre événement.
3. L'onglet Dates permet la sélection de la plage horaire de l’événement :
   Il est possible de changer les dates et heures de début et de fin. La case à cocher Toute la journée permet de définir un événement sans heure de début ou de fin.
4. L'onglet : Récurrence, permet de définir la récurrence de l’événement si nécessaire.
   Pour cela, il faut cocher la case Récurrence pour pouvoir accéder à la sélection du paramétrage. Ensuite, il est possible de modifier :

 

• • Le type de récurrence (Tous les jours ou Toutes les semaines)
  • La fréquence de la récurrence (Tous les X jours ou Y semaines)
  • La fin de la série d’événements récurrents.
    Cette fin peut être paramétrée après un nombre d’occurrences ou à une date donnée.

Si le type de récurrence est Toutes les semaines, la liste des jours de la semaine apparaît afin de choisir le ou les jours sur lesquelles se produira la récurrence.

 

Réservation de ressources (2D uniquement)

Sur NEO, l'onglet Réservation de ressources permet d'effectuer une réservation de ressources pour le créneau de l'évènement.

Ce dernier onglet n'est présent que si l'utilisateur a accès à l'application Réservation de ressources.

En cochant la case Réservation de ressources, on ouvre un formulaire de réservation des ressources similaire à celui disponible sur l'application.

1. Sélectionnez l'établissement
2. Définissez un type de ressource
3. Choisissez la ressource
4. Indiquez la quantité que vous souhaitez réserver

 Aperçu sur NEO

 

Les informations s'affichent :

• Les périodes de disponibilités (en vert)
• Les périodes d'indisponibilités (en rouge) s'il y en a

Il n'est pas possible d'effectuer une réservation de ressource pour un évènement s'étalant sur plusieurs jours ou pour une date passée.

Il n'est pas encore possible de faire une réservation pour un évènement récurrent.

Une fois l'évènement enregistré, la réservation est affichée sur la consultation de l'évènement (accessible en cliquant sur l'évènement).

 Aperçu sur NEO

 

La réservation de ressource effectuée depuis Agenda est également consultable et modifiable dans l'application Réservation de ressources : elle y est visible sur le même créneau que l'évènement.

 

⚠️ Attention : l'application Agenda permet de créer une ressource associée à un évènement. Cependant, la modification d'un évènement ne modifiera pas la réservation de ressources associée. Rendez-vous sur l'application Réservation de ressources pour la modifier.

 

À la suppression de l'événement avec réservations de ressources, il est possible de choisir de supprimer l'événement seulement ou l'événement et ses réservations de ressources. Dans ce dernier cas, les réservations associées à l'événement seront automatiquement supprimées dans l'application Réservation de ressources.