Comprendre le changement d'année scolaire sur ONE

Tout au long de l'année, vous avez créé des comptes (élèves, parents...), des classes, partagé des messages et surtout créé des contenus.

Pour préparer la prochaine rentrée, vous devez réaliser quelques actions pour conserver ou mieux organiser toutes ces réalisations.

Retrouvez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la transition d'année dans l'ENT !

• Les opérations de transition d'année
• Mise à jour automatique des comptes utilisateurs
• Mise à jour manuelle des comptes utilisateurs
• Impact sur le contenu
• Gérer son contenu

Les opérations de transition d'année

Le 25 août, tous les partages faits vers des groupes classes (élèves de la classe bleue, parents de la classe de CP, etc.) sont supprimés. En revanche, les autres partages sont conservés ! 

En fonction du type d'alimentation de votre école, la mise à jour des comptes s'effectue de façon automatique via l'annuaire académique fédérateur (AAF) ou bien de façon manuelle par l'administrateur de ONE.

Pour connaître votre type d'alimentation, rendez vous dans l'application Paramétrage de la classe.

Mise à jour automatique des comptes utilisateurs

Dans le cas d'une alimentation automatique, il faudra attendre la bascule ONDE effectuée par l'éducation nationale le jour de la rentrée. L'alimentation reprendra ensuite progressivement en fonction des académie et les comptes et classes seront mises à jour grâce aux informations contenues dans la base ONDE de l'école. 

Mise à jour manuelle des comptes utilisateurs

La mise à jour manuelle des comptes pour la rentrée s’effectue depuis la console d'administration, accessible uniquement par l'administrateur ONE. 

• Pour les élèves et parents, étant donné qu’ils sont nombreux, l’administrateur de votre école pourra faire un export de la base ONDE, puis importer les fichiers obtenus dans l'ENT. 
• Pour les comptes enseignants et personnels, étant donné que les comptes sont moins nombreux, la mise à jour peut être effectuée manuellement sur chaque fiche utilisateur, ou par fichier CSV.

Si jamais votre administrateur n'a pas la possibilité de faire la mise à jour depuis la console d'administration, vous avez la possibilité d'effectuer des actions depuis l'application Paramétrage de la classe, disponible dans Mes applis : 

• Tout en vous mettant d’accord avec votre l’administrateur au sein de l'école, vous pouvez vous-même détacher les élèves et parents de votre ancienne classe et ensuite rattacher ceux de votre nouvelle année scolaire en passant par l’application paramétrage de la classe.

Impact sur le contenu 

💡Aucun contenu n’est supprimé !

Vous ne verrez plus les ressources (blog, cours et wiki, cahier multimédia, etc…) partagées avec vous en tant que membre d’un groupe classe , exemple : Enseignants de la classe de CP. 

Les partages faits avec un compte individuel ou en tant que membre d’un groupe manuel par exemple "Enseignants Sortie Scolaire 24 mars de l’école des Pandas" ou bien d’un groupe de structure, par exemple "Enseignants de l’école des Pandas" sont conservés.

Vous conservez vos propres ressources, que ce soient les fichiers présents dans l’espace documentaire ou les éléments créés au sein des applications.

Vous conservez également les contenus pour lesquels des droits de gestion vous ont été attribués.

⚠️Les ressources des comptes supprimés sont supprimées aussi, à moins qu’elles aient été partagées avec un droit de gestion à au moins un utilisateur. Dans ce cas, elles restent visibles par les mêmes personnes qui pouvaient la consulter avant. C'est désormais au(x) co-gestionnaire(s) de prendre le relai de la gestion de cette ressource. Afin d'éviter tout problème de disparition de ressources ou de médias, nous conseillons aux nouveau(x) gestionnaire(s) de dupliquer les ressources.

Gérer son contenu

En fin d’année scolaire, de la même manière que je range ma classe ou mon bureau, je dois mettre de l’ordre dans les contenus de l’ENT, ceux que j’ai créés et partagés ou ceux que d’autres personnes m’ont partagés.

1. Dans tous les modules de ONE vous avez la possibilité de créer des dossiers afin d'y ranger vos ressources (blog, cahier multimédia, etc.).
2. En cliquant sur ma ressource, je peux :
3. Adapter le partage : selon le contenu et ma situation (je reste dans/quitte l’établissement, je quitte l’académie…), j’adapte le partage aux besoins des utilisateurs qui devront voir/ne plus voir/gérer mon contenu l’année prochaine.
4. Dupliquer la ressource (ou copier un fichier partagé dans l'espace documentaire) par un élève ou un parent avec vous en tant que membre du groupe classe avant que le partage ne soit supprimé le 25 août.
5. Publier la ressource dans la bibliothèque, afin d'en faire profiter d'autres enseignants, et m'assurer de conserver ce contenu.
6. Imprimer en PDF sur certaines applications telles que le blog, le cours et wiki ou le cahier multimédia si vous souhaitez garder une trace d’une ressource partagée avec vous en tant que membre d’un groupe classe.
7. J’utilise la mise à la corbeille : le partage des contenus que je mets à la corbeille est rompu en fin d’année scolaire. Pratique pour tous les cahiers, blogs, cartes… dont je n’ai plus l’utilité ! (système valable dans Blog, Cahier multimédia, Carte mentale, Mur collaboratif, Cours et wiki, Frise chronologique, pas encore dans Espace documentaire). ⚠️Si je suis gestionnaire de la ressource, celle-ci sera définitivement supprimée pour tous. Je suis gestionnaire de la ressource si je peux la partager.

Enfin, pour y voir plus clair dans mon ENT et bien commencer à la prochaine rentrée, je fais du tri dans mon Espace documentaire et dans la Messagerie :

• • Je supprime les messages et fichiers obsolètes, qui ne serviront plus l’année prochaine,

  • J’archive les fichiers et messages importants dans des dossiers.

  • Et j’encourage mes collègues, parents d’élèves et élèves à agir de même.