Comprendre le changement d'année scolaire sur NEO

Tout au long de l'année, vous avez créé et partagé des contenus.

Pour préparer la prochaine rentrée, vous devez réaliser quelques actions pour conserver ou mieux organiser toutes ces réalisations.

Retrouvez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la transition d'année dans l'ENT !

• Les opérations de transition d'année
• Impact sur le contenu
• Gérer son contenu

Les opérations de transition d'année

Durant l'été, différentes opérations sont réalisées : 

• L'alimentation automatique est coupée mi juillet, les comptes ne sont donc plus mis à jour.
• Mi-août, toutes les classes de l'année précédentes sont supprimées, et avec elles tous les partages faits vers des groupes classes (élèves de la classe 5B, parents de la classe 5B, etc.). En revanche, les autres partages sont conservés ! 

La mise à jour des comptes utilisateurs pour la rentrée s’effectue avec la reprise de l'alimentation entre le 15 et le 25 août selon les académies. Pour que la base ENT soit à jour, il est nécessaire que les différentes bases de l'établissement le soient également (Siècle, STS web...etc.).

• Les nouvelles classes et groupes sont créés.
• Les nouveaux comptes élèves, parents, enseignants et personnels sont créés et rattachés aux nouvelles classes.
• Les utilisateurs ayant quitté l'établissement ne sont plus présents dans l'ENT.

Impact sur le contenu 

💡Aucun contenu n’est supprimé !

Vous ne verrez plus les ressources (blog, cours et wiki, cahier multimédia, etc…) partagées avec vous en tant que membre d’un groupe classe, par exemple : Enseignants de la classe 5B. 

Les partages faits avec un compte individuel ou en tant que membre d’un groupe manuel par exemple "Enseignants Sortie Scolaire 24 mars du collège Victor Hugo" ou bien d’un groupe de structure, par exemple "Enseignants du collège Victor Hugo", sont conservés.

Vous conservez vos propres ressources, que ce soient les fichiers présents dans l’espace documentaire ou les éléments créés au sein des applications.

Vous conservez également les contenus pour lesquels des droits de gestion vous ont été attribués.

⚠️Les ressources des comptes supprimés sont supprimées aussi, à moins qu’elles aient été partagées avec un droit de gestion à au moins un utilisateur. Dans ce cas, elles restent visibles par les mêmes personnes qui pouvaient la consulter avant. C'est désormais au(x) co-gestionnaire(s) de prendre le relai de la gestion de cette ressource. Afin d'éviter tout problème de disparition de ressources ou de médias, nous conseillons aux nouveau(x) gestionnaire(s) de dupliquer les ressources.

Gérer son contenu

En fin d’année scolaire, de la même manière que je range ma classe ou mon bureau, je dois mettre de l’ordre dans les contenus de l’ENT, ceux que j’ai créés et partagés ou ceux que d’autres personnes m’ont partagés.

1. Dans tous les modules de NEO vous avez la possibilité de créer des dossiers afin d'y ranger vos ressources (blog, cahier multimédia, etc.).
2. En cliquant sur ma ressource, je peux :
3. Adapter le partage : selon le contenu et ma situation (je reste dans/quitte l’établissement, je quitte l’académie…), j’adapte le partage aux besoins des utilisateurs qui devront voir/ne plus voir/gérer mon contenu l’année prochaine.
4. Dupliquer la ressource (ou copier un fichier partagé dans l'espace documentaire) par un élève ou un parent avec vous en tant que membre du groupe classe avant que le partage ne soit supprimé le 25 août.
5. Publier la ressource dans la bibliothèque, afin d'en faire profiter d'autres enseignants, et m'assurer de conserver ce contenu.
6. Imprimer en PDF sur certaines applications telles que le blog, le cours et wiki ou le cahier multimédia si vous souhaitez garder une trace d’une ressource partagée avec vous en tant que membre d’un groupe classe.
7. J’utilise la mise à la corbeille : le partage des contenus que je mets à la corbeille est rompu en fin d’année scolaire. Pratique pour tous les cahiers, blogs, cartes… dont je n’ai plus l’utilité ! (système valable dans Blog, Cahier multimédia, Carte mentale, Mur collaboratif, Cours et wiki, Frise chronologique, pas encore dans Espace documentaire). ⚠️Si je suis gestionnaire de la ressource, celle-ci sera définitivement supprimée pour tous. Je suis gestionnaire de la ressource si je peux la partager.

Enfin, pour y voir plus clair dans mon ENT et bien commencer à la prochaine rentrée, je fais du tri dans mon Espace documentaire et dans la Messagerie :

• Je supprime les messages et fichiers obsolètes, qui ne serviront plus l’année prochaine,
• J’archive les fichiers et messages importants dans des dossiers.
• Et j’encourage mes collègues, parents d’élèves et élèves à agir de même.